库卡中国提升预算效率 实现项目管理精确控制

客户介绍:

库卡是世界几家顶极为自动化生产行业提供柔性生产系统，机器人，夹具，模具及备件的供应商之一。库卡的客户几乎遍及所有的汽车生产厂家，同时也是欧洲，北美洲，南美洲及亚洲的主要汽车配件及综合市场的主要供应商。

德国库卡产品已在中国市场上活跃了二十多年。 2000年9月，库卡自动化设备（上海）有限公司正式成立，目前公司规模增加到90人。在2004年7月，库卡柔性系统制造（上海）有限公司（以下简称“库卡中国”）正式成立，其除了承担客户服务和销售职能之外，还是一家集工程部和大型装配车间为一体的生产型企业，真正做到及设计、建造和安装于一体。

面临的管理挑战:

项目周期长，管理难度大

承接柔性生产线设计和生产业务的库卡中国是一个项目型的公司：每个销售订单都不一样，需要进行完全的客户化。同时，柔性生产线的项目时间非常长，一个项目通常要持续1年半到2年半时间才能完成。这些长期项目都给库卡中国的管理带来很大的挑战。

多个项目同时进行，复杂性高

由于承担客户化、个性化的开发，库卡中国同时执行的项目非常多，复杂性也非常高。一般来说，库卡中国要同时进行80多个项目。比如说，有的生产线每天只生产20辆企业，有的却要生产200辆，还有的可能生产的是拖拉机。要保证这些需求不同、执行过程更是差异较大的项目成功实施，在项目管理上有着很高的复杂性。其中，支持项目的预算管理非常重要，如果稍有不慎就会做得越多，亏的越多。

上市公司财务管理要求高

作为一家法兰克福的上市公司，库卡中国在库卡集团的份额日渐明显。目前，库卡中国每个月需要提交超过20份财务报告，这些对于数量并不多的财务人员来说非常繁琐，且因为工作繁重而容易出现错漏。在业务转型之际，库卡需要一套擅长项目管理、采购核算的管理机制。

赛捷解决方案:

库卡的德国总部面临类似的问题，他们的解决方案是通过SAP的ERP系统完成项目的成本管理。但由于SAP的系统太复杂，而且库卡总部的系统没有中文版本，库卡中国需要找到一套符合自身需求的ERP产品：一套小巧的、够用的管理机制，在可能短的时间内实施上线，满足上海公司的项目管理需求，而无关机器人设备制造的流程等。最终，经过多方考察，赛捷软件公司的Sage ERP X3产品。

与其他ERP相比，Sage的ERP产品在项目管理上，具有本地化的优势。由于ERP产品涉及到财务准则等标准问题，简单的中文化的国外ERP产品并不能很好的应对中国的情况。而Sage的本地化团队保证了该ERP产品在实施和改进上的持续优势。同时，这款产品实施周期短，参数设置满足快速成长企业的需要。事实上，在该项目之后，库卡上海还计划上马该系统的HR模块，以便进一步规范企业管理。

Sage ERP X3是首选的企业级整体管理解决方案。它是一套涵盖生产、分销、客户关系管理、财务及商业智能分析等在内的完全集成的应用软件系统，既可以作为全公司范围的业务管理系统，也可以按模块运用于特殊的业务流程或分阶段实施，能够完全有效的帮助企业解决各种问题。Sage ERP X3系统将销售部门和生产工厂有机地结合在一起，有效地协调了企业内部信息传递，与经典的MRP功能相结合，企业整体计划水平以及销售的效率和准确性都大幅度提高。

改革项目管理模式

在新的管理工具帮助下，库卡上海向旧的项目管理模式发起了改革。在这家机械工程师占９５％的公司，实施ERP项目并无太多障碍，最大的问题还是在员工的工作习惯。例如，在旧的管理模式下，项目成本等相关数据保存于表格软件中，项目经理可能不断修改计算方法，形成了一种不严谨的统计习惯。而新的系统要求细化到每个员工在每个项目上工时，每个设备的成本计算方法等。这样，每种设备的成本计算模式被完全固定下来，严谨的制度性设计杜绝了自行其是。

实施成果：项目管理精确控制，预算效率大幅提高，统一管理两家子公司

Sage ERP X3的实施，给库卡中国带来了多方面的成效。首先，通过Sage ERP X3系统可以轻松地核算出精确的项目成本。像库卡这样一个项目型的公司，项目复杂且耗时长，项目成本的核算是最让人头疼的。应用ERP后，在库卡中国的日常管理中，项目号是最重要的。库卡员工每天的工作时间都跟某个项目号挂钩。这样，困扰很多制造企业的员工成本问题，在库卡中国就能非常细致地计算出来。此外，采购部进行物料采购时，入库的每个采购件也跟项目号挂钩。其他的，如外协件、销售费用等与项目相关的费用，也都与项目号挂钩。如此核算出来项目成本，就变得非常精确。

其次，财务预算效率大大提高。据悉，系统应用以后，库卡中国的财务预算效率要比以往高50%以上。通过系统，库卡中国可以非常清楚地了解每个项目的进展情况，汇总出每个项目已经发生的销售、采购等费用。更为重要的是，库卡中国还可以通过汇总表将实际发生的费用与预算成本进行对比，计算出每个项目还有多少费用可以用，从而决定该项目下一步该怎么走。

再次，系统的应用让财务人员的工作轻松了不少。过去，每个月底向库卡总部上报时，财务人员的工作量都非常大。现在，德国总部对库卡中国的要求越来越高，要求提供的报表越来越多。如果还像以往那样通过一个一个Excel表来合并，工作量是难以想象的。而现在，财务人员基本上可以从系统中直接倒出所需的所有汇总报表，重新录入后发给总部就可以了。据了解，下一步库卡中国希望系统能自动将报表倒到网上。

最后，在系统的帮助下，库卡中国可以把中国的两个公司统一管理起来。正如前文所言，为满足客户的需求，库卡在中国设立了两个公司：负责贸易业务的库卡自动化，主要负责贸易业务和柔性生产线设计、建造和安装。通常客户与库卡合作设计一条生产线时，分别和库卡自动化和库卡柔性进行合作。而库卡总部是将两个公司看成是一个公司，库卡需要将两个公司的账套合并起来向总部汇报。同样，通过Excel表合并的工作量是不言而喻的。通过X3系统，库卡中国就可以自动将两个账套整合起来，工作变得非常轻松。